OK-Fondens databeskyttelses- og privatlivspolitik
1. Baggrund og hvem du kan kontakte – den dataansvarlige
OK-Fonden og OK-Fondens enheder registrerer og behandler en række personoplysninger om beboere, kunder, brugere og deres pårørende, som er nødvendige for at kunne give den pleje, behandling og de ydelser, der er aftalt med dig, kommunen og/eller regionen.
OK-Fonden behandler også personoplysninger i forbindelse med Fondens andre aktiviteter, f.eks. Boligadministration, KUP samt Økonomi- og Personaleadministration.
Behandlingen af personoplysningerne sker i overensstemmelse med den danske Databeskyttelseslov og EU – Databeskyttelsesforordningen OK-Fonden er dataansvarlig for de oplysninger, som vi registrerer og behandler om dig i OK-Fondens enheder.
På nedenstående enheder er OK-Fonden dog databehandler, idet det er aftalt med kommunen, at kommunen er dataansvarlig for de personoplysninger, som behandles i kommunens journalsystem.
Det betyder, at du, hvis du er beboer på en af disse enheder, skal rette henvendelse til kommunen, hvis du ønsker oplysninger eller ønsker at bruge de rettigheder som registreret, der er beskrevet i det efterfølgende.
Enheden vil naturligvis være dig behjælpelig med oplysninger om, hvem du skal kontakte i kommunen.
På følgende enheder registreres personoplysninger i kommunens journalsystem
- OK-Centeret Prinsesse Benedikte, Frederiksberg Kommune
- Den selvejende institution Betty Sørensen Parken, Vejle Kommune
- Hornbækhave, Den selvejende institution i Hornbæk, Helsingør Kommune
- Den selvejende institution OK-Plejecenteret Dreyershus, Kolding Kommune
- Dr. Anne-Marie Centret, Frederiksberg kommune
- OK-Center Dyruphus, Odense Kommune
- OK-Center Egå, Århus Kommune
- Den selvejende institution Gurli-Vibeke, Odense Kommune
- Plejehjemmet Himmelev Gamle Præstegård, Roskilde Kommune
- Den selvejende institution OK-Huset Lotte, Frederiksberg Kommune
- Plejecenter Lystoftebakken, Lyngby-Tårbæk Kommune
- Den selvejende institution Margretecenteret Maribo S/I, Lolland Kommune
- OK-Fonden Thea, Frederiksberg Kommune
Du kan læse mere herom på enhedernes hjemmeside.
Hvis du er lejer i en bolig som administreres af OK-Bolig kan du læse om OK-Fondens boligadministration på boligadministrationens hjemmeside.
Hvis du har spørgsmål om, hvordan OK-Fonden behandler dine persondata, eller hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder efter lovgivningen om indsigt i de registrerede oplysninger, retten til berigtigelse, sletning af fejlagtige oplysninger, sletning af oplysninger eller retten til begrænsning af behandling af oplysninger, skal du rette henvendelse til OK-Fondens kontaktperson vedr. behandling af personoplysninger og databeskyttelse:
Elisabeth Thuesen Bredahl
Data Protection Officer
Lersø Parkallé 112, 2.
2100 København Ø
Telefon: 29135239
Mail: etb@ok-fonden.dk
Nedenfor kan du læse om de oplysninger, OK-Fonden indsamler, til hvilke formål vi bruger dem, hvordan vi behandler oplysningerne og om dine rettigheder
2. Registrering og behandling af oplysninger, formål, retsgrundlag og samtykke
OK-Fonden registrerer og behandler personoplysninger om dig og dine pårørende, som er nødvendige for at kunne give den behandling og de ydelser, der er aftalt med dig, kommunen og/eller regionen.
OK-Fonden modtager og behandler således oplysninger fra kommunen, læger og sygehuse, og under dit ophold i OK-Fondens enheder behandler vi løbende oplysninger som led i dit ophold og din behandling i form af dagbogsoptegnelser, handleplaner og statusrapporter mv.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysningerne findes i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 pkt. b og e samt artikel 9, stk. 2 pkt. a og h.
Samtykke og tilbagetrækning af samtykke
Udover det nævnte retsgrundlag for behandlingen har vi valgt at anvende samtykke fra dig som grundlag for behandling af dine personoplysninger.
Ved afgivelsen af samtykket er du blevet gjort opmærksom på, at du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage. Du skal dog være opmærksom på, at det tilbagetrukne samtykke ikke berører lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen. Det kan endvidere være en betingelse for dit ophold i OK-Fondens enheder, at enheden har dit samtykke til behandling af personoplysninger, der er nødvendige for enhedens opfyldelse af en kontrakt med kommunen om dit ophold, pleje og behandling.
De kategorier af personoplysninger, som OK-Fonden behandler
Vi registrerer almindelige personoplysninger omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 6 om dig som eksempelvis: CPR-nummer, navn, adresse, oplysninger om pårørende, mailadresse, mv.
Vi registrerer følsomme personoplysninger omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1 om dig især med hensyn til helbredsoplysninger. Derimod registrerer OK-Fonden normalt ikke oplysninger om race, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, genetiske data, biometriske data, seksuelle forhold eller seksuel orientering. Det kan dog forekomme, at OK-Fonden registrerer sådanne personoplysninger, f.eks. når du skriver din livshistorie. Du vil da blive særskilt orienteret om, hvordan vi behandler sådanne personoplysninger, og hvordan reglerne er, når du omtaler andre personer i din livshistorie.
Videregivelse af oplysninger
OK-Fonden videregiver ikke dine personoplysninger til andre, med mindre du (eller din værge) har givet samtykke, eller hvis OK-Fonden er forpligtet ifølge dansk lovgivning til at videregive personoplysningerne.
3. Indsigt i egne oplysninger
I henhold til Databeskyttelsesforordningen artikel 15 har du ret til indsigt i, hvilke personoplysninger om dig, som OK-Fonden registrerer og behandler. Du skal dog være opmærksom på, at indsigtsretten kun omfatter oplysninger om dig selv og ikke om andre beboere eller medarbejdere i OK-Fonden.
Ønsker du at benytte dig af indsigtsretten, skal du rette henvendelse til OK-Fondens dataansvarlige (se ovenfor)
Du kan normalt regne med at få oplysningerne inden for en rimelig frist og senest inden for en måned, og oplysningerne udleveres normalt gratis. Hvis anmodningen om indsigt sker gentagne gange eller er grundløs, kan du blive opkrævet et gebyr, der dækker de administrative omkostninger, eller OK-Fonden kan afvise at efterkomme din anmodning.
4. Dine øvrige rettigheder: retten til berigtigelse, sletning og begrænsning
I henhold til Databeskyttelsesforordningen artiklerne 16 – 18 og 19 har du ret til at kræve berigtigelse af urigtige oplysninger om dig, sletning af oplysninger (retten til at blive glemt) eller retten til begrænsning af behandling af oplysninger, bl.a. mens de undersøges.
For en god ordens skyld skal det nævnes, at OK-Fonden ikke benytter sig af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering, og at dataportabilitet normalt heller ikke er relevant.
Du kan læse hele OK-Fondens politik for håndtering af den registreredes rettigheder i OKF-19 Den registreredes rettigheder
5. Sletning af Personoplysninger
OK-Fonden opbevarer kun oplysninger om dig, så længe det er nødvendigt for enheden. Oplysningerne om dig bevares således under hele dit ophold på OK-Fondens enheder.
Når du ikke længere har ophold på OK-Fondens enheder, opbevarer enheden dine oplysninger efter forældelseslovens regler, dvs. i 5 år efter at du har forladt Enheden, med mindre der er en konkret grund til at bevare oplysningerne længere. For eksempel, hvis der er rejst krav overfor OK-Fonden, hvor oplysningerne har betydning for sagen.
I forbindelse med visitation af nye beboere til OK-Fondens enheder modtager enheden en række oplysninger fra kommunen og evt. fra borgeren eller dennes værge. Hvis visitationen ikke fører til, at borgeren modtager en plads på enheden, vil alle oplysninger fra visitationen blive slettet senest 1 måned efter, at sagen blev afklaret.
Nogle gange anvender OK-Fonden billeder og videomateriale på de sociale medier, f.eks. Facebook. Billeder og videomateriale med dig anvendes dog kun, hvis du har givet dit udtrykkelige samtykke til det. På de sociale medier har OK-Fonden dog ikke altid mulighed for at slette personoplysninger, som er blevet delt på mediet.
OK-Fondens politik for sletning af persondata i manuelle og elektroniske registre kan læses her:
OKF-29 Slettepolitik beboere
OKF-30 Slettepolitik medarbejdere (HR)
6. Datasikkerhed
OK-Fonden overholder bestemmelserne i Databeskyttelsesforordningens artikel 32 om, at enheden skal gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til forholdene.
Sikkerhedsbestemmelserne er fastlagt i OK-Fondens Databeskyttelsespolitik, der kan findes på vores hjemmeside her: OKF-003
7. Klagevejledning
Ønsker du at klage over OK-Fondens behandling af dine personoplysninger, kan du fremsende en klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K.
Telefon 33 19 32 00.
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk/om-datatilsynet/kontakt/
Du kan få hjælp hos Datatilsynet, hvis du har spørgsmål om registrering og anden behandling af personoplysninger. Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at en behandling af oplysninger om dig ikke lever op til lovens krav. Hvis du vil klage, kan du henvende dig til Datatilsynet og forklare, hvad du er utilfreds med. Det koster ikke noget at klage.